با شروع اولین سال از قرن بیست و یکم در حوزه مدیریت تحولی شگرف به وجود آمد. گویی که با تغییر قرن، شیوه مدیریتی می‌بایست لباس سنتی و کهنه خود را با یک رخت مدرن تعویض می‌کرد. این تغییر و تحول با سرعت هم‌قدم شد آن‌قدر که نام خود را نیز از ذات شیوه جدید وام گرفته بود. مدیریت چابک همان روشی بود که توانست در حوزه مدیریت پروژه تأثیراتی روشن و مثبت بگذارد.

در ادبیات فارسی چابک به معنای سریع، چست و چالاک است. انتخاب این لغت درواقع بخشی از مفهوم مدیریت چابک را به شنونده انتقال می‌دهد. کاری که مدیریت چابک انجام می‌دهد افزایش سرعت تیم در جنبه‌های مختلف است. این نوع مدیریت به حل مشکلات و معضلاتی که پیش‌بینی‌نشده‌اند کمک می‌کند و از طرفی در عین داشتن سرعت‌بالا، هماهنگی بین اعضای تیم حفظ‌شده و حتی بیشتر می‌شود. در مقاله مدیریت چابک ما در نظر داریم شما را با این شیوه نوین مدیریت پروژه آشنا کنیم.

• مدیریت سنتی و مدیریت مدرن چابک
• تعریف مدیریت چابک
• مدیریت چابک و ارزش‌هایی که به آن پایبند است
• اصول مدیریت چابک
• مزایا و معایب Agile

مدیریت سنتی و مدیریت مدرن چابک

مدیریت پروژه چابک Agile Project Management به‌نوعی از زیرمجموعه‌های مدیریت پروژه به‌حساب می‌آید. به‌ طورکلی دو روش در مدیریت پروژه مطرح است، روش آبشاری و روش اجایل یا چابک. در شیوه آبشاری همه‌چیز از قبل برنامه‌ریزی‌شده (به‌عنوان‌مثال برای مدت یک سال) و کل پروژه بر مبنای این تکنیک های برنامه ریزی پیش می‌رود؛ اما درروش اجایل برنامه‌ریزی‌ها کوتاه‌مدت است و نهایت تا چند هفته آینده را در نظر می‌گیرد و ادامه کار پس از تکمیل مراحل قبلی برنامه‌ریزی می‌شود.

پیش از بررسی نکات و مزایای مدیریت چابک بهتر است بحث را با مقایسه بین دو روش سنتی و روش چابک آغاز کنیم. در روش‌های سنتی شخص و مسئولی به نام مدیر پروژه وجود داشت اما درروش اجایل منصبی به‌عنوان مدیریت پروژه وجود ندارد. در پروژه چابک اعضای تیم در یکجا و به‌صورت تیمی کار می‌کنند اما درروش سنتی افراد به‌صورت جدا از هم مشغول فعالیت‌های خود هستند و از طریق مدیر پروژه هماهنگی ‌های لازم بین بخش‌ها صورت می‌گیرد.

چارت در چابک جایگاهی ندارد برنامه‌های تیم بر روی تخته وایت برد و یا کاغذهای چسب دارتریم شده و اطلاعات لازم بر روی آن نوشته می‌شود و در طول زمان ممکن است با توجه به شرایط تغییراتی در آن پدید آید. از آنجایی‌که در مدیریت چابک همه افراد با یکدیگر همکاری دارند بنابراین همه اعضای تیم مسئول شکست یا پیروزی در تیم هستند اما در پروژه‌های سنتی این مسئولیت بر عهده مدیر پروژه بود. همین احساس مسئولیت در تیم سبب می‌شود که افراد از حداکثر توان و مهارت خود در مسیر دست‌یابی به هدف استفاده کنند.

[irp posts=”4415″ name=”آموزش disc: تست + چک لیست رایگان رفتارشناسی با مدل DISC”]

برخلاف پروژه‌های سنتی، آغوش چابک برای هر نوع تغییری باز است و از تغییرات استقبال می‌شود. همچنین مشتری در پروژه چابک از ارکان اصلی پروژه است و نیازمندی‌هایش اولویت‌بندی و رسیدگی می‌شود. به دلیل اهمیت و ارزش خاصی که مدیریت چابک برای ارتباطات بین افراد و مشتریان قائل است، تعامل و کار تیمی بر دستورالعمل‌ها و روش‌های خشکی که در شیوه سنتی مرسوم است ارجحیت دارد.

پروژه‌ای موفق است که با مشتری در تعامل و ارتباط مداوم باشد این کار به توسعه و پیشرفت محصول و پروژه کمک شایانی می‌کند. در روش‌های سنتی از آنجایی‌که دسترسی به مشتری امکان‌پذیر نبود بنابراین احتمال شکست نیز بالاتر می‌رفت. هنگامی‌که نیاز را نشناخته‌اید تولید مسلماً محکوم ‌به شکست خواهد بود.

تعریف مدیریت چابک

۱۷ توسعه‌دهنده نرم‌افزاری در سال ۲۰۰۱ جلسه‌ای تشکیل دادند که مبنای بحث آن‌ها شیوه مدیریتی متفاوت از شیوه آبشاری بود. آن‌ها اصول و ارزش‌هایی را مدون کرده و مدیریت چابک را بر اساس این اصول بنا نهادند. اجایل بر اساس یک برنامه ثابت و از پیش تعیین‌شده عمل نمی‌کند و در عوض با تغییراتی که در طول پروژه پیش می‌آید خود را هماهنگ می‌کند. مدیریت چابک از همان ابتدا قول و قرار نمی‌گذارد که در زمان مشخص محصولی خاص را به شما تحویل می‌دهد اما شما را از داشتن یک محصول باکیفیت و قابل‌ استفاده مطمئن می‌کند. توسعه فزاینده در ذات مدیریت چابک است.

محصول به‌ محض تکمیل شدن بخشی از آن منتشر می‌شود و برای نهایی شدن انتظار نمی‌کشد. دقیقاً به دلیل همین توسعه فزاینده و پیش‌رونده است که شما می‌توانید بازه‌های کوتاه‌مدت و آپدیت‌های جدید داشته باشید. این شرایط به مشتری فرصت استفاده و تأیید محصول را می‌دهد و شما روند کاری خود را بر مبنای بازخوردی که از مشتریان می‌گیرید پیش می‌برید. این بازخوردهای متوالی در کوتاه‌مدت مسیر رسیدن شما به ارزش را کوتاه‌تر می‌کند.

مزایایی که برای پروژه چابک در نظر می‌گیرند عوامل مختلفی را در برمی‌گیرد. استفاده مؤثر از منابع، تشخیص سریع مشکلات،استفاده از اینفوگراف درست اصولی ، ارائه راه‌حل در کم‌ترین زمان ممکن و تعامل با کاربران که این مسئله باعث می‌شود شناخت بهتری از نیازهای کاربران و مشتریان به دست آید و کیفیت محصول نهایی نیز افزایش پیدا کند. در مدیریت چابک روش‌های متفاوتی وجود دارد که با استفاده از این روش‌ها تیم‌ها بهترین عملکرد خود را نشان می‌دهند. روش‌هایی چون اسکرام، اکس پی، کریستال و یکی از روش‌های دیگر در اجایل Safe است. با استفاده از این روش اخیر آموزش agile و مشاوره سریع‌تر و باکیفیت‌تر انجام می‌پذیرد.

مدیریت چابک برای سازمان‌هایی که کسب و کارشان بر پایه پروژه است بسیار سودمند است. در پروژه‌هایی که نیازها بطور مستمر در حال تغییر است مدیریت چابک تأثیر خوبی در پیشبرد اهداف خواهد داشت.

روش اجایل برای پروژه‌های که در مدت‌زمان کم، کیفیت بالایی ارائه کنند، پروژه‌های آی تی و نرم‌افزاری و استارت ها، جابجایی امکانات و … بسیار روش مناسبی است. پروژه چابک برای سازمان‌هایی که نیاز به حل مسئله در زمان طولانی و طی جلسات مختلف دارند کارآمد نخواهد بود زیرا سرعت در این پروژه حرف اول را می‌زند.

مدیر پروژه چابک به‌عنوان مدیر توسعه نرم‌افزاری محسوب نمی‌شود اما با فعالیت‌هایی که دارد باعث تسریع امور در این بخش می‌شود. در هر پروژه چابک مسئولیت‌ها مدیر نسبت به پروژه دیگر متفاوت است اما به‌طورکلی می‌توان گفت مسئولیت‌های وی شامل عناصر زیر می‌شود.

[irp posts=”4241″ name=”20 ایده کسب و کار از سرمایه ۰ تا ۵۰ میلیون تومن”]

• حفظ ارزش‌ها و شیوه‌های پروژه چابک
• برطرف کردن موانع در پروژه
• تسهیل و تشویق ارتباطات داخل تیم
• افزایش شیوه‌ها و ابزار فرآیند توسعه
• برگزاری جلسات برای اعضای تیم
• افزایش کارایی نرم‌افزار و …

 مدیریت چابک و ارزش‌هایی که به آن پایبند است

• ارجحیت محصول قابل ‌استفاده به مستندسازی: با توجه به ارزش‌های چابک شما روی چیزی تمرکز می‌کنید که مهم است. به‌عنوان‌مثال ارجحیت نرم‌افزار در حال کاربر مستندسازی. این امر به این معنا نیست که مستندسازی روشی اشتباه است بلکه می‌گوید زمانی که با مشکلی در نرم‌افزار مواجه شدید بهتر است وقت و زمان خود را صرف برطرف کردن مشکل و راه‌اندازی دوباره نرم‌افزار کنید نه این‌که وقت را برای نوشتن جزییات به هدر بدهید.
• افراد و تعاملات به‌جای ابزار و فرآیندها: همیشه مطابق اصول و روندهای از پیش تعیین‌شده کار کردن مفید نیست. بلکه بهتر است کارکنان و اعضای تیم در انجام ‌وظیفه خود آزادی عمل داشته باشند و مشکلات را با همکاری و تعامل برطرف کنند نه اینکه طبق ضوابط و سلسله‌مراتب رفتار کنند.
• همکاری با مشتری به‌جای مذاکرات حین قرارداد و چانه‌زنی: درروش چابک دسترسی به مشتری امکان‌پذیر است و توسعه‌دهندگان در هرزمانی که بخواهند با آن‌ها ارتباط برقرار می‌کنند. تغییر در قرارداد و با توجه به شرایط امکان‌پذیر است و صرفاً بر اساس تخمین‌ها و حدس و گمان بسته نمی‌شود. در طی فرآیند پروژه مشتری نیز در جریان قرار می‌گیرد.
• پاسخ به تغییر به‌جای پیروی از یک برنامه مشخص: هدف اصلی در مدیریت چابک دست‌یابی به اهداف است نه دست‌یابی به اهداف در زمان و با بودجه برنامه‌ریزی‌شده. اگر قرار است برای دست‌یابی به اهداف تغییراتی صورت بگیرد باید این تغییرات را انجام داد. در مدیریت چابک بازه‌های زمانی کوتاه‌مدت وجود دارد و محصول قابل تحویل را در این بازه‌های زمانی مشخص و کوتاه ارائه می‌کنند.

اصول مدیریت چابک

• در مدیریت چابک کل تیم باید یک واحد یکپارچه و متحد باشند که شامل توسعه‌دهندگان، تضمین کیفیت، طراحان، مدیریت پروژه و مشتری می‌شود. همه اعضای تیم در راستای دست‌یابی به هدف مشترک درکنار یکدیگر به همکاری می‌پردازند.
• در این مدیریت برای دست‌یابی به اتحاد باید ارتباطات تقویت شود؛ بنابراین تشکیل جلسات روزانه جهت تعیین وابستگی‌ها و وظایف ضروری است.
• در اصول و شکل مدیریتی چابک، تصمیم‌گیری تنها بر عهده مدیریت نیست بلکه در این امر کل اعضای تیم دخالت دارند و در این شرایط معضلی به نام تأخیر در تصمیم‌گیری به وجود نمی‌آید و کارها با سرعت بیشتری پیش می‌رود.

افراد یک تیم هم باید با کاربران و هم با یکدیگر ارتباط مناسب داشته باشند. برقراری ارتباط مؤثر یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که در چابک مدنظر قرار می‌گیرد.

• اولویت افزایش و جلب رضایت مشتری است به‌واسطه تحویل سریع و مداوم محصول. تحویل سریع محصول به این معنا که مشتری باید در فواصل کوتاه تا تکمیل نهایی محصول در جریان روند قرار بگیرد.
• تمام کسانی که در پروژه ذینفع هستند باید هرروز با یکدیگر در حال مشارکت باشند. در مدیریت چابک تلاش می‌شود ارتباطات به‌صورت رودررو و گفتمان شکل بگیرد؛ زیرا بهترین شکل انتقال اطلاعات همین گفت‌وگوی رودررو است.
• یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت چابک این است که حامیان مالی، کاربران و توسعه دهنگان باید سرعت پیشرفت ثابتی را در مدت‌زمان نامحدود حفظ کنند. استفاده از ساده‌ترین و کوتاه‌ترین مسیرهای رسیدن به هدف و به حداقل رساندن کارهای غیرضروری که موجب اتلاف وقت می‌شود.
• استفاده از افراد متخصص و خلاق که خودسازمانده هستند و در پیشرفت کار تأثیر فراوانی دارند.
• در مدیرت چابک سازگاری با شرایط و محیط از اصول دیگر است به این معنا که روند پروژه به‌وسیله بازتابی که از بیرون می‌گیرد ادامه پیدا می‌کند.

مزایا و معایب Agile

• مدیریت چابک کمک می‌کند که مشتری نظرات خود را به‌صراحت و سریع بیان کند و این نظرات هنگام اجرای نرم افزار موردتوجه قرار می‌گیرد.
• در این شیوه رهبری اعضای تیم به‌صورت برانگیختن مهارت‌های انگیزشی پیش می‌رود و افراد تیم به پیروی از قواعد و اصول ترغیب می‌شوند نه اینکه اجبار و التزامی وجود داشته باشد. درواقع می‌توان گفت مدیریت چابک انگیزه اصلی تیم است. افراد و تعاملات بین آن‌ها در پروژه چابک اهمیت بسیار ویژه‌ای دارد. تمام تلاش‌ها انجام می‌شود تا افراد باانگیزه شناسایی‌شده و کار به آن‌ها محول شود. انگیزه حکم باک بنزین برای حرکت موتور پروژه را دارد. مدیر چابک انگیزه‌های لازم را فراهم می‌آورد و از کل تیم حفاظت می‌کند.
• یکی از مزیت‌های مهم پروژه چابک توانایی در حل مسائلی است که در طول پروژه به وجود می‌آید. در حین انجام کار از اعضای تیم خواسته می‌شود به‌طور مداوم زمان و هزینه را بررسی کنند. البته در برخی سازمان‌ها همچنان از مدیر پروژه به‌عنوان هماهنگ‌کننده و مسئول پروژه استفاده می‌شود.
• بهترین معیار سنجش موفقیت یک پروژه میزان قابل‌استفاده بودن و تداوم محصول نهایی ست. همچنین بهبود نرم‌افزاری و طراحی به پیشرفت پروژه کمک می‌کند.
• از معایب این شیوه مدیریتی می‌توان به این نکته اشاره کرد که در صورت عدم دسترسی به مشتری این شیوه توانایی اجرایی شدن ندارد.
• تخمین و اندازه‌گیری پیشرفت پروژه کاری بسیار سخت است زیرا کار در دل چند چرخه انجام می‌شود.

[irp posts=”4104″ name=”مدیریت منابع انسانی چیست؟ تعریف صحیح Human resource management”]

• به دلیل ارتباطات متقابل و دائمی وقت و انرژی زیادی از افراد درگیر در پروژه گرفته می‌شود.
• معمولاً مشتریان از اینکه هزینه پروژه آن‌ها در انتهای کار مشخص می‌شود خیلی استقبال نمی‌کنند و بنابراین مدیریت چابک در قسمت فروش از اقبال خوبی برخوردار نمی‌شود.
• چرخه‌های کوتاه‌مدت معمولاً کیفیت در طراحی را کاهش می‌دهند و توسعه‌دهندگان به دلیل بازخوردهای منفی مجبور به توسعه مجدد می‌شوند.

شیوه مدیریتی چابک همچون شیوه‌های سنتی دارای مزایا و معایب خاص خود است و هر پروژه‌ای با توجه به امکانات و شرایطی که در اختیار دارد می‌تواند از این روش بهره ببرد.

برخی سوالات رایج

[sp_easyaccordion id=”4531″]