با مشکلات فنی در برگزاری وبینار چه باید کرد؟!

چه کنیم وقتی همه چیز جوری که فکر می کردیم پیش نرفت؟

پس از تصمیم گیری در مورد برگزاری وبینار ، امور بسیاری هستند که بایستی در مورد آن ها برنامه ریزی های لازم انجام گیرد. برای برگزاری وبینار باید زمان و انرژی کافی صرف کنید و با برنامه ریزی هایی که از قبل انجام شده است هر گام را پشت سر بگذارید.

گاهی با وجود آنکه همه مرحله ها مطابق برنامه پیش رفته است و تمامی تست های لازم در مورد زیرساخت برگزاری رویدادهای آنلاین (وبینار، جلسات شغلی آنلاین و …) انجام شده ممکن است در حین برگزاری رویدادهای آنلاین ایرادات فنی رخ داده و باعث ایجاد اختلال در روند برگزاری شوند.

• در این مواقع چه کارهایی باید انجام دهید؟
• چه برخوردی با افرادی که در رویداد حاضر شده اند داشته باشید؟

در ادامه سعی کرده ایم تا به این سوالات پاسخ بدهیم و شما را در برگزاری هر چه بهتر وبینارهایتان یاری برسانیم.

البته به آن معنا نیست که برگزاری وبینار امکان پذیر نیست. گاهی با وجود اینکه تمامی مراحل از قبل چک شده اند ممکن است با مشکل و ایرادات فنی مواجه شوید و همواره احتمال بروز مشکلی فنی وجود دارد پس چه بهتر که شما از قبل آمادگی لازم برای مواجه شدن با این قبیل مشکلات را داشته باشید و برای وبینارتان برنامه جایگزین تهیه نمایید.

[su_note note_color=”#51ba65″ text_color=”#f1f2f2″ radius=”11″]مقاله «هدف شما از برگزاری وبینار چیست؟» را نیز مطالعه کنید[/su_note]

حتما برای برگزاری وبینار یک دستیار داشته باشید.

اگر برگزاری و اجرای وبینار را خودتان بر عهده دارید و سخنران وبینار نیز هستید، حتما شخصی را به عنوان دستیار برای حضور در وبینار در نظر بگیرید تا به نوعی در برگزاری و مدیریت وبینار به شما یاری برساند. در صورتی که برگزاری وبینار را بر عهده یک تیم برگزار کننده وبینار گذاشته اید از این بابت نگرانی نخواهید داشت چون آن ها در زمان برگزاری وبینار آنلاین هستند و در وبینار حضور دارند.

یک برنامه جایگزین برای مشکلات فنی وبینار داشته باشید.

اگر مشکلی پیش بیاید چه می کنید؟

حتما پیش از وبینار درباره موارد زیر تصمیم بگیرید:

• اگر صدای سخنران به درستی شنیده نشود یا کیفیت آن مطلوب نباشد.
• اگر سرعت اینترنت شما افت کند و یا اتصال شما به اینترنت قطع شود.
• نرم افزاری کار نکند.

هنگام مواجه شدن با مشکلات بزرگتری که برگزاری وبینار را مختل می کنند بهترین روش این است که صادقانه و مستقیم وجود مشکل را با کاربران (افرادی که در رویداد حضور دارند) در میان بگذارید. پس قبل از وبینار، خود را برای این شرایط آماده کنید و در مورد نحوه برقراری ارتباط و ارائه توضیحات تصمیم خود را بگیرید.

فارغ از نوع مشکلی که با آن مواجه می شوید می توانید هر یک از راه حل های زیر را در پیش بگیرید:

• از چت عمومی استفاده کنید، یعنی توضیحات خود را بصورت نوشتاری ارائه دهید.
• می توانید بصورت صوتی وصل شوید و صحبت کنید.
• می توانید ۵ تا ۱۰ دقیقه زمان استراحت در نظر بگیرید تا مشکل بوجود آمده را برطرف نمایید.
• می توانید از دفترچه یادداشتی که در محیط برگزاری وبینار وجود دارد استفاده نمایید و بنویسید: مشکلی فنی برای ما پیش آمده، لطفا تا زمانی که این مشکل حل می شود شکیبا باشید و در کنار ما بمانید.
• می توانید تصویری که القا کننده آرامش و راحتی باشد (مثلا تصویر ساحلی آرام را بگذارید) با این نوشته که لطفا ۵ دقیقه استراحت کنید، ما در حال برطرف کردن مشکلات فنی هستیم را آماده نمایید
• بدترین سناریو این است که شما با مشکلی مواجه شده اید که غیر قابل حل باشد (مانند قطع شدن برق مکان برگزاری وبینار) در این حالت وبینار را به پایان برسانید و مشکل پیش آمده را توضیح داده و از کاربران عذر خواهی کنید و به آنها این اطمینان را بدهید که وبینار مجددا برگزار خواهد شد و تاریخ و زمان برگزاری وبینار را از طریق ایمیل و یا پیامک به آن ها اطلاع می دهید.
• همیشه سعی کنید در این شرایط آرامش و خونسردی خود را حفظ کنید چون همه با این مشکلات دست کم یک بار مواجه می شوند پس روحیه خود را حفظ کرده و این انرژی مثبت و خونسردی را به کاربران نیز منتقل کنید. چون افراد نیز بصورت ناخودآگاه از شما این احساس آرامش و خونسردی را دریافت خواهند کرد. همان طور که تا به حال متوجه شده اید برگزاری یک وبینار موفق و با کیفیت نیازمند تمرین و کسب تجربه است. پس سعی کنید پیش از وبینار تا جایی که می توانید با زیرساخت برگزاری وبینار آشنایی لازم را داشته باشید.
• و مهم ترین نکته این که هیچ وقت در وبینار تنها نباشید و از دوستان یا همکاران خود بخواهید در زمان برگزاری وبینار کنار شما باشند.

ترجمه و نگارش: تیم محتوایی رسانه ایـ سمینار

©کلیه حقوق این مطلب متعلق به رسانه ایسمینار می باشد. هر گونه کپی برداری با ذکر منبع بلامانع است.